現(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的、準確的了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審 批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。

因此用人單位在人事任免、考核時，都經(jīng)常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。